Com tantas funcionalidades e modelos diferentes disponíveis no mercado, escolher a impressora certa para sua empresa pode parecer uma tarefa complicada. Vamos escolher uma impressora ou multifuncional? PB ou Color? Laser ou jato de tinta? Wi-fi ou cabos de rede? Comprar ou alugar? Nesse post vamos te mostrar quais perguntas você precisa fazer para decidir o melhor modelo.
A chave da questão é entender a realidade e a necessidade da sua empresa. Algumas empresas vão precisar apenas de uma impressora simples, outras podem precisar também de scanner ou fax; algumas podem precisar de impressões em alta qualidade, outras podem ter alto volume em preto em branco tradicional. É conhecendo a demanda da sua empresa que você poderá tomar a melhor decisão.
Perguntas que você pode fazer internamente para entender a necessidade do seu parque gráfico:
1. Qual é o volume de impressão mensal? Imprimimos 100, 200 ou 1000 páginas por mês?
A quantidade de páginas impressas pode ajudar a decidir entre um equipamento jato de tinta, que costuma ter cartuchos mais baratos, porém com menor capacidade de impressão, ou um equipamento laser, que suporta maiores volumes de impressão com toner, mas tem custo maior que os cartuchos de tinta.
2. Precisamos de impressões coloridas? Se sim, precisamos de alta definição nas imagens?
Impressoras e multifuncionais que imprimem apenas em preto consequentemente têm custos menores que outras com toner colorido. Caso seu volume de impressão colorida seja baixo talvez um equipamento jato de tinta seja o suficiente. Se além de imprimir colorido a qualidade da imagem for um item importante, será preciso ficar atendo a resolução de impressão do equipamento. Para textos simples 300 DPI serão suficientes, mas imagens de alta qualidade exigem 1200 DPI.
3. Quais são os tamanhos dos documentos impressos de rotina? Apenas A4? A4 e A3?
Se a sua empresa utiliza apenas papel comum o tamanho das impressoras é relativamente pequeno. É possível que caiba até em cima da mesa! Já para ter capacidade de imprimir A3, o tamanho de duas folhas A4 juntas, vai ser preciso separar um espaço maior para alocar seu equipamento.
4. Como os aparelhos serão interligados? Wi-fi, roteadores?
Em geral, as impressoras de uma empresa são distribuídas na rede através de HUBs e roteadores, mas há equipamentos que podem ser ligados diretamente na rede de wi-fi. É preciso entender como funciona a infraestrutura do escritório para escolher equipamentos que sejam adequados tecnicamente.
5. Comprar ou alugar?
Hoje em dia pode-se dizer que a escolha da maioria das empresas tem sido alugar equipamentos ao invés de comprá-los. A principal motivação para essa escolha são os gastos posteriores com suprimentos, manutenção e troca. Por serem necessidades periódicas normais de qualquer aparelho, esses custos acabam pesando ao longo do tempo no orçamento da empresa. Gerenciar esses custos e o funcionamento dos equipamentos demandam também tempo e esforço do responsável pela área, que talvez tenham outros afazeres. É nessa hora que a melhor estratégia é optar pela locação ou outsourcing de impressão e assim contar com uma empresa que cuide dessas necessidades para você.
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