Cenário da Gestão de Documentos
Sabemos que a gestão de documentos é parte do funcionamento de qualquer organização. O armazenamento adequado e indexação correta do acervo são cruciais para que o acesso aos documentos seja facilitado e que não ocorram perdas de deterioração de nenhum tipo de arquivo. Contudo, o meio físico pode não ser a melhor forma de guardar o acervo documental de uma empresa. Devido ao avanço da tecnologia, estamos presenciando a transição de metodologias tradicionais, apoiadas em processos físicos e manuais, para métodos informatizados e meios digitais. É nesse contexto que a Gestão Eletrônica de Documentos aparece com aliada na organização e consulta de arquivos. Depois de entender melhor o que é GED, é importante entender por que é importante investir em uma ferramenta como essa.
No cenário tecnológico atual, a gestão de documentos está sendo feita através de arquivos digitais que são organizados em um software de gerenciamento, e estão disponíveis para acesso dos usuários em computadores, tablets ou mesmo smartphones. Esse método de organização permite que seja muito mais fácil armazenar, encontrar e transferir qualquer documento a partir de apenas alguns cliques e toques. Mesmo grandes volumes de dados podem ser facilmente organizados e compartilhados.
Por que a gestão de Documentos é importante?
Por terem muitos documentos que precisam ser armazenados e consultados como expediente diário, a má gestão desses arquivos pode levar à complicação de processos, perda de produtividade e gastos desnecessários. Vejamos, então, em quais pontos a Gestão Eletrônica de Documentos pode beneficiar sua organização.
Fácil Organização
Com a possibilidade de indexar arquivos através de diferentes características simultaneamente como data de criação, setor responsável e tipo de documento, fica muito fácil catalogar e encontrar o que você precisa no sistema. Isso permite mais fluidez e otimização dos processos de consulta.
Liberação de Espaço Físico
Ao digitalizar o acervo da sua organização, não será mais necessário ocupar salas com incontáveis caixas de arquivos. Esse espaço poderá ser utilizado de forma mais prática e eficiente.
Redução de Custos
Os meios físicos de armazenamento demandam custos fixos que os a interface digital não necessita. Gastos com impressoras, papel e consumíveis de impressão, além de pastas, caixas e o próprio espaço para guarda. Evitar o desperdício é ainda uma medida ecologicamente consciente.
Agilidade do Acesso
Ter seus documentos disponíveis em uma plataforma on-line permite acessá-lo mesmo na palma da mão em um smartphone. Não é mais necessário gastar tempo de trabalho na busca de um arquivo guardado em uma caixa na última prateleira que ninguém alcança. Ter a possibilidade de compartilhara o acesso ao documento com pessoas fora da organização sem correr risco de danificar ou perder o material também pode ser uma funcionalidade interessante para o seu negócio.
Segurança
A digitalização dos documentos de uma organização, sejam eles internos ou referentes a clientes e fornecedores, garante que nenhum dano físico comprometerá arquivos que precisam ser guardados por algum tempo. O sistema de gerenciamento dos documentos permite ainda que seja gravado um histórico de movimentação dos arquivos, registrando quem alterou aquele documento e quando. Vale ressaltar também que os certificados e assinaturas digitais garantem que o documento digital tenha o mesmo valor de um documento impresso.
Gerenciamento de Acessos
O registro de todos os usuários na rede permite que o acesso aos documentos seja gerenciado da forma mais adequada para cada organização. É possível delimitar quem tem acesso a quais arquivos e quais modificações e movimentações podem ser feitas.
Fluxo de trabalho eficiente
Com o acesso simultâneo dos arquivos, diferentes usuários podem ter acesso ao mesmo documento sem que isso impeça o trabalho de outra pessoa. Um documento pendente de aprovação de mais de uma pessoa pode ser consultado e aprovado em salas diferentes sem que o documento fique estacionado em uma única mesa.
Agora que os principais benefícios do GED estão esclarecidos você pode entender melhor de que forma essa ferramenta pode ser adotada pela sua empresa e quais serão os resultados alcançados.
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