Aravés das portarias 315 e 330, publicadas em 2018, o Ministério da Educação (MEC) determinou novas normas e procedimentos a serem implantados pelas Instituições de Ensino Superior (IES) para a digitalização de todo seu acervo acadêmico. O objetivo desta medida é garantir a integridade e a autenticidade dos documentos dos alunos, evitando fraudes e perdas destes arquivos tão importantes.
O que é a portaria 315?
A Portaria 315 é referente a aspectos como a digitalização de todos os documentos referentes às atividades acadêmicas dos alunos, seu gerenciamento em ambiente digital e a definição de um conselho responsável pelas políticas de segurança do sistema. As exigências são aplicáveis para todas as IES, públicas ou privadas, e em todos os níveis de curso, desde o bacharelado até a pós-graduação, presencial ou à distância.
O objetivo desta medida do MEC é garantir que as Instituições de Ensino mantenham e preservem os dados de todos os estudantes em uma plataforma confiável, com a devida segurança e de fácil acesso quando necessário. A partir da publicação da portaria, as instituições tinham 24 meses para adequar todo seu acervo ao formato digital, sob pena de penalidades previstas nos códigos legislativos; este prazo termina agora em 2020.
Algumas exigências do Ministério da Educação na Portaria 315:
- Gerenciar base de dados para preservar documentos acadêmicos digitais;
- PCD - Plano de Classificação Documental
- Indexardores ou Metadados que permitam a busca e recuperação dos documentos digitalizados;
- Ter metodologia que reproduza e garanta a segurança e preservação dos documentos acadêmicos digitais;
- Possibiidade de integração com outros sistemas legados da IES;
- Utilização do certificado digital com padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Esse certificado vai prover autenticidade, integridade e validade jurídica ao acervo digitalizado.
O que as IES precisam fazer?
Para atender às determinações do MEC, as instituições de ensino precisaram adotar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecido como GED. Nesta plataforma será possível disponibilizar um ambiente seguro para os documentos, tanto em nível de acesso quando em nível de conservação; a organização dos arquivos permitirá a economia de espaço físico e a facilitação da busca destes documentos; o arquivamento digital reduzirá a perda ou dano aos papéis; as certificações digitais de segurança garantirá a autenticidade e a validade jurídica do acervo; o atendimento nas secretarias será otimizado já que o responsável poderá encontrar os documentos com mais rapidez e precisão.
Prazos para a adequação
A princípio o prazo para que as IES fizessem os ajustes necessário era abril de 2020, mas com a publicação da portaria 554 em março de 2019 que contempla outras mudanças - como a implementação da emissão e o registro dos diplomas de seus cursos de graduação por meio digital - o novo prazo foi extendido para 2021.
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